Система UCS-Shelter складається з набору модулей та ядра, забезпечуючого їх інтеграцію та розподіл прав користувачів. Таке рішення позволяє збирати автоматизовані робочі місця з потрібною функціональністю, розширювати та змінювати функції без перекомпіляції системи. Цими робочими місцями можуть, наприклад, бути:

1. Ведення договірної роботи та керування тарифами

• ведення словників пропонуємих послуг з багаторівневим групуванням по типам та категоріям;

• ведення словників типів тарифів (базові, групові, корпоративні);

• визначення пакетів послуг;

• ведення словників організацій-дебіторів з розподіленням по типу організації (корпорант, туроператор, турагент, інші)

• ведення словника договорів по кожній організації з вказівкою статусу договора (проект, на підпису, активований, призупинений, закритий);

• визначення тарифів різних послуг (проживання, годування, доп послуги) як доповнення до договору з вказівкою періода їх дії;

• можливість визначення тарифа вихідного дня;

• заборона поселення від організації;

• відслідковування взаєморозрахунків по кожній заявці та по організації в цілому;

• отримання звітів.

2. Відділ бронювання

• резервування (індивідуальне, службове) по типу номера або по номеру;

• резервування індивідуальне з урахуванням побажань гостя (закріплення конкретного номеру);

• занесення броні на лист очікування;

• облік кілбкості гостей по віковим категоріям (дорослі, діти та малюки);

• інформація про наявність номерів по всім типам на необхідний строк з вказанням максимально можливої кількості гостей в кожному номері;

• вибір типу тарифа при резервуванні;

• формування довільних пакетів послуг;

• можливість вибору додаткових послуг при резервуванні;

• автоматичне відкриття фоліо (лицьовий рахунок) гостя;

• оформлення (при необхідності) декількох рахунків на одного гостя;

• можливість використання інформації з історії гостей для прискорення процедури резервування для постійних клієнтів;

• заповнення карточки гостя з детальними відомостями про неї (паспортні данні, номер телефона, факса, адреси електронної пошти, адресної інформації);

• внесення авансу за бронь;

• визначення метода гарантування броні;

• формування та друк підтверждень та рахунків-підтверждень по броні;

• можливість відправки підтверждення та рахунків-підтверждень по факсу та електроній пошті;

• інформація про внесення депозитів за бронь;

• аналіз поточного та очікуванного заавантаження;

• пошук гостя в історії та перегляд історії гостя;

• вказівка статусу гостя;

• стан повідомлень гостю;

• введення приміток на карточці бронювання;

• нарахування при необхідності платежей на рахунок гостя при оформленні бронювання;

• можливість бронювання койко-місць;

• оформлення спеціального резервування (для аренди офісів, довгого проживання та інше);

• налагодження трансферів та автотрансферів послуг;

• ведення журнала змін, внесеня при роботі з карточкою бронювання, з детальним описом дій та осіб, що їх зробили;

• при необхідиності можливо визначення параметрів резервування;

• можливість копіювання заявки;

• при відмові заявки обов'язково вказання причини відмови;

• зберігання заявки тільки при заповненні обов'язкових полів;

• відмова резервування (cancellation).

3. Відділ групового бронювання

• створення заявки групового бронювання;

• перенесення даних групового бронювання для гостей, приналежних до групи, відбувається автоматично;

• вибір типа бронювання (групове, індивідуальне (один гість від організації-дебітора), корпоративне);

• введення статусу бронювання (гарантоване, негарантоване, лист очікування)

• введення коду (назви) групи;

• введення країни, з якої прибуває група;

• введення періода перебування групи (перший заїзд – останній виїзд);

• введення інформації про заїзди (допустимі різні строки заїзду/виїзду в рамках однієї заявки);

• введення назви організації, від якої прибуває група;

• визначення політики нарахування вартості послуг гість - група;

• введення розміру знижки в процентах при оплаті проживання (при необхідності) для групи;

• введення розміру нагороди в процентах (при необхідності) для організації-дебітора, що разміщує групу;

• введення списку прізвищ гостей (rooming-list);

• прив'язка гостей по прізвищам до типів номерів;

• назначення номерів до моменту заїзду (room assignment);

• автоматичне розподілення номерів для членів групи при виборі типа номерів;

• формування пакетів послуг (на групу та на гостя індивідуально);

• можливість вибору додаткових послуг при резервуванні;

• можливість відкриття фоліо на групу;

• введення інформації про контактну особу для зв'язку з групою;

• введення приміток по групі;

• вибір типу оплати заявки;

• вибір метода гарантії бронювання;

• вказання сегмента ринку, до якого відноситься група;

• вказання джерела рекламної інформації по готелю для групи;

• введення дати підтверждення заявки групового бронювання;

• друк рахунка-підтверждення заявки групового бронювання;

• можливість відправки рахунка-підтверждення по факсу та електронній почті;

• при необхідності можливо зміни тарифів для групи;

• облік внесеного авансу (депозитів), в тому числі по безготівковому рахунку;

• зв'язок з карткою організації-дебітора по груповому бронюванню;

• передача повідомлень членам групи;

• відміна бронювання;

• поновлення видаленої броні.

4. Порт'є

• інформація про очікувані заїзди та виїзди;

• інформація про наявність місць в готелі;

• інформація про стан рахунків гостей;

• графічне відображення стану номерного фонду (електронна шахматка);

• введення даних про заїзди та виїзди (check-in, check-out);

• поновлення помилково виписаного гостя (тілько в той же день);

• підселення в номер;

• відображення вільних номерів та місць по поверхам;

• розміщення гостей (поселення по броні та без броні);

• для постійних клієнтів можливість використання інформації з картки гостя для прискорення процедури поселення;

• швидкий пошук гостей;

• приймання повідомлень для гостя;

• поточна робота з клієнтом (внесення інформації про використання послуг, переселення з номера в номер);

• бронювання номерів (індивідуальне, службове);

• інформація про поточне завантаження та прогноз завантаження на будь-який період;

• інформація про кількість та тип замовленних номерів, про час прибуття та від'їзд гостей;

• інформація про внесення депозитів за бронь;

• робота з рахунками гостей та клієнтів;

• внесення інформації про надані послуги та платежі по ним на рахунках гостей;

• автоматичний погодинний розрахунок за проживання (ранній заїзд та пізній виїзд);

• друк та виставлення рахунків клієнтам;

• створення мастер-фоліо;

• інформація про всі платежі та послуги за зміну;

• друк оперативних та змінних звітів;

• доступ до архива рахунків;

• можливість вводу послуги страхування гостей, з видачею страхового полісу;

• при встановленні системи в готельних підпрємствах, що надають санаторні послуги, можливе ведення історії хвороби гостя;

• для закордонних осіб передбачена послуга регістрації та паспортно-візового контролю з печаткою свідоцтва про регістрацію;

• облік стану номерів по різним параметрам (вільний, прибраний, справний та інше);

• нічний аудит:

• автоматичне продовження строку проживання (обробка гостей з скінчившимся строком проживання);

• обробока інформації про незаїхавших гостей (no-show);

• автоматичне нарахування платежів за проживання та пакетів послуг та інше на рахунки гостей;

• оновлення статусу номерів;

• формування статистики по готелю;

• архівація баз даних;

• друк звітів за поточну добу.

• зберігання інформації про здійсненні операції в журналі подій.

5. Каса

• зв'язок з фіскальними регістраторами, внесеними до реєстру;

• використання декількох додаткових рахунків (карманів) на одного гостя;

• розрахунок з гостями за надані послуги по проживанню будь-якої формою оплати (готівка, кредитні картки, безготівкових розрахунків, взаєморозрахунків);

• внесення авансу за проживання з автоматичним розрахунком суми в залежності від кількості діб;

• повний розрахунок за послуги, надані гостю за весь період проживання;

• розрахунок з гостями за додаткові послуги;

• прийняття оплати за послуги, надані готелем не тільки гостям, але і стороннім людям (наприклад, за копіювання документів);

• повернення грошей;

• відміна здійсненої оплати;

• всі розрахунки з гостями відбуваюьбся з видачею фіскального документа.

6. Відділ продажу та маркетингу

• ведення словника категорій гостей та цілі приїзду;

• ведення словника сегментів ринку;

• обробка інформації, отриманої при регістрації гостей (використання рекламного джерела, країна прибуття та інше);

• отримання поточних звітів про стан готелю, в тому числі:

  • стан готелю за поточну добу

  • бронь на поточну добу

  • завантаження готелю за поточну добу

  • стан номерного фонду (в вигляді звіта та в графічному вигляді)

  • дані по номерному фонду (в вигляді звіта та в графічному вигляді).

7. Відділ роботи з організаціями-дебіторами та туристичними агентствами

• база даних організацій-дебіторів та туристичних агентств;

• повна інформація про організаціях (адресна інформація, ІПН, разрахунковий рахунок та інше);

• інформація про контактні особи – рабітників організації;

• можливість визначення різних тарифів для визначеної організації;

• визначення розміру знижки та її зміна при необхідноті для організації-дебітора;

• визначення розміру агентської винагороди та її зміна для туристичних агентств;

• ведення балансу організації-дебітора та туристичних агентств;

• облік податкового статусу організації-дебитора та туристичних агентств (підлягає організація оподаткуванню чи ні, процент оподаткування);

• база даних гостей, приїзжавших від організації-дебітора та туристичних агентств;

• статистична інформація по всім укладеним договорам (сума договору та інше).

8. Відділ автоматизації (АСК)

• ведення словників користувачів та розподіл прав доступу;

• ведення переліку типів номерів;

• ведення переліку номерів з обліком їх індивідуальних особливостей;

• налаштування та керування інтерфейсом з системою R-Keeper;

• налаштування та керування інтерфейсом з телефонної станції;

• інформація про здійсненні дзвінки та їх вартість, про відкриття/закриття відповідного класу телефоного доступу в номері (повинно підтримуватися телефоною станцією);

• керування інтерфейсом з кабельним телебаченням;

• інформація про сеанси перегляду платного телебачення;

• інформація про використання Інтернета в номерах;

• налаштування під будь-яку телефонну станцію будь-якої ємкості;

• підтримка архивів всіх відбувшихсяздійснених телефонних переговорів;

• налаштування прейскурантів на різні зовнішні лінії;

• керування телефонною стацією: підключення телефона при виїзді гостя та відключення при виїзді;

• підготовка звітньо-фінансових документів для бухгалтерії.

9. Офіс фінансового директора

• зміна розцінок на готельні послуги;

• визначення пакетів послуг;

• закриття тарифів на визначений час (high-season, low-season);

• отримання оперативних та статистичних звітів, в тому числі:

• зворотньо-сальдовий баланс;

• зворотньо-сальдовий баланс по фоліо;

• обороти по операціям;

• книга регістрації фоліо з розшифровкою;

• обороты по операціям з розшифровкою;

• перелік транзакцій за будь-який період;

• завантаженність номерного фонду за період;

• звіт по групам (організаціям).

10. Бухгалтерія, ділянка роботи з рахунками гостей та клієнтів

• аналіз розрахунків з організаціями-дебіторами та турагенствами;

• робота з рахунками (фоліо) гостей, організацій-дебіторів, груп;

• надання рахунків до сплати;

• рознесення безготівкових платежів по рахункам гостей та клієнтів;

• отримання рахунків про фінансовій діяльності готелю;

• робота з будь-якою формою оплати;

• контроль баланса рахунка гостя з урахуванням кредитного ліміта;

• перенесення платежів на групу, організацію-дебітора або додаткові рахунки гостя;

• автоматичне нарахування вартості наданих послуг;

• можливість нарахування платежів в різних валютах з автоматичним перерахуванням по курсу готелю на момент надання послуги або на момент оплаты;

• корекція, при необхідності, нарахованних платежів;

• перенесення окремих сум, нарахованних на рахунок гостя, на інші рахунки (гостей, організацій-дебіторів, груп).

• ручне нарахування послуг на рахунок організації (при необхідності);

• зберігання інформації про здійсненні операції в журналі подій;

• доступ до архиву рахунків.

11. Служба покоївок

• контроль стану номерного фонду;

• керування службою покоївок;

• прив'язка номерного фонду до зон прибирання;

• ведення переліку виконавців (покоївок) з прив'язкою до зони прибирання;

• ведення технологічних карт на кожен тип прибирання;

• складання графіку роботи покоївок;

• автоматичне складання завдань на прибирання по кожному виконавцю;

• можливість ручної зміни сформованих завдань;

• облік балів за кожне проведене прибирання;

• автоматичне балансування навантаження на кожного виконавця при складанні завдань;

• отримання звітів про роботу покоївок;

• аналіз поточного стану номерів;

• керування статусом номера (прибраний, не прибраний, несправний, не для продажу);

• введення інформації про проведені прибирання по кожному номеру з використанням переносних комп'ютерів типа «Palm»;

• швидка зміна статусу декількох номерів;

• додаткові помітки (зміна рушників, білизни, халата, квіти та фрукти);

• контроль залишків продуктів та напоїв в мінібарах;

• введення інформації про продукти та напої, що з'їли по кожному номеру з використанням переносних комп'ютерів типа «Palm»;

• автоматичне занесення вартості та кількості продуктів та напоїв, що спожили на фоліо гостя;

• автоматичне списання продуктів та напоїв зі склада, що спожили;

• організація бюро знахідок;

• контроль за видачею знайдених речей.

12. Інженерная служба

• інвентаризація обладнання в номерах;

• ведення технологічних карток (кошторисів) по типам ремонту;

• облік планових обходів номерного фонду;

• облік стану номерів (в експлуатації/виведен з експлуатації);

• облік заявок на ремонт з вказівкою типа ремонту та виконавця;

• відслідковування виконання проведених робіт;

• статистика по видам несправностей;

• вивід несправних номерів з номерного фонду.

12. Звіти

• більше 50 звітів для всіх служб та відділів готелю, в тому числі:

• перелік тарифів;

• прогноз завантаження на майбутні періоди;

• інформація за будь-який період по завантаженнюі та прибутку;

• маркетингова інформація по організаціям-дебіторам (загальний баланс, кількусть заїздів, кількість ночей проживання та інше);

• маркетинговя інформація по гостям (загальний баланс, кількість заїздов, кількість ночей проживання та інше).